Новости и публикации

Актуальные новости технопарка, информация о самом интересном в мире инноваций
Конференц-залы Кузбасского технопарка: разумный ответ на сложный вопрос
02.05.2017 

Задачи прямых коммуникаций с клиентами, партнерами, властью и обществом часто встают перед бизнесом. Удобнее и эффективнее всего осуществлять эти коммуникации через проведение конференций, семинаров, презентаций, круглых столов и выставок. Их проведение включает в себя кропотливую работу в следующих направлениях: содержание коммуникации, определение круга возможных участников, согласование формата коммуникации  и непосредственно организация мероприятия.

Последняя, организационная часть, в свою очередь состоит из нескольких слагаемых: подбор площадки для проведения коммуникации, приглашение, прием и регистрация участников, проведение содержательной части, стимулирование неформального общения и организация питания (обед, фуршет, банкет или кофе-брейк). Площадок, на которых можно провести коммуникационные мероприятия, в Кемеровской области немало, но не все они подходят для сложных мероприятий.

Чаще всего организаторы сталкиваются со следующими проблемами:

  • конференц-зал находится в глубине здания, его нужно искать, с чем не все гости справляются сразу
  • место регистрации участников находится в значительном отдалении от самих конференц-залов. Для того, чтобы провожать участников из пункта «А» в пункт «Б», требуются специально выделенные люди
  • места питания (банкетные залы, кафе, рестораны) значительно отдалены от конфренц-залов. Это усложняет логистику проведения мероприятия. В таких случаях столы для кофе-брейков накрываются в самом зале или в коридорах, либо гостей провожают в близлежащий ресторан
  • для сложных мероприятий требуется несколько площадок (по размеру, оборудованию, вместимости, форме рассадки участников). Найти полный «ассортимент» разных по размеру и оснащению помещений в одном здании практически невозможно
  • отсутствие парковки автомобилей перед центральным входом в здание. Такая проблема существует у абсолютного большинства комплексов в центральной части Кемерова.

В этом смысле бизнес-инкубатор Кузбасского технопарка – практически идеальное место для проведения конференций, семинаров, круглых столов, презентаций, тренингов любого уровня и сложности. Организация мероприятия в стенах технопарка снимает у клиента большую часть тех проблем и затруднений, которые возникают при проведении подобных встреч в вузах, залах отелей или бизнес-центров.

Итак, несколько очевидных преимуществ:

Выделенный оператор

С начала 2017 года для управления конференц-мощностями и оказания услуг сопровождения Технопарк привлек в режиме аутсорсинга свою дочернюю компанию - ООО «Проектный центр» (директор Юлия Шаронина). Это позволяет клиенту получить персонального менеджера, который досконально знает особенности каждой площадки, имеет многолетний опыт в организации мероприятий любого уровня – от федеральных конференций до корпоративных презентаций и переговоров. Оператор помогает с решением всех вопросов – от содержания мероприятия до меню обеда для вип-гостей. Он сопровождает клиента от этапа планирования события до самого его окончания. На плечи оператора можно переложить все заботы по организации мероприятия, заказать «организацию встречи, регистрации гостей и обеспечение обеда», а можно   ограничиться услугами «аренды и подготовки залов». Работа с выделенным оператором позволяет максимально сократить все процессы согласований, повысить гибкость и качество услуг, а значит, делает процесс подготовки к мероприятию для клиента максимально комфортным. Руководители технопарка и компании-оператора  Организация работы зоны ресепшен.  беседуют с клиентом.

Расположение

Бизнес-инкубатор Кузбасского технопарка находится по адресу: г. Кемерово, Сосновый бульвар, 1. Это экологически чистая зона на территории Соснового бора всего в 5 км от центра города. На подъезде к зданию не бывает пробок, до технопарка удобно добираться на личном и общественном транспорте. К услугам гостей – удобная бесплатная парковка. В случае необходимости для крупных мероприятий и вип-гостей центральная парковка резервируется полностью. Само здание бизнес-инкубатора имеет современный вид и инфраструктуру, оно находится под круглосуточной охраной, оснащено системой пожаротушения, безопасности и видеонаблюдения. Здание бизнес-инкубатора                                        Центральная парковочная зона

Инфраструктура

Одно из самых больших преимуществ инфраструктуры заключается в расположении зоны приема гостей и основных конференц-залов на 1-м этаже сразу напротив центрального входа в здание. Зарегистрироваться на мероприятие или получить информацию о нем можно сразу при входе в зону ресепшен. Здесь же находится гардероб на 200 мест. В просторном холле технопарка стоят мягкие диваны, установлен банкомат, публичные терминалы государственных услуг, удобно расположены зона питания и комнаты гигиены. Гости могут воспользоваться свободным доступом к wi-fi интернету. Так что масштабные многоплановые события могут проходить сразу на нескольких площадках одновременно или поочередно. При этом логистика передвижения участников максимально проста и удобна. 

Пост охраны, вход в гардероб - вид от зоны ресепшен. Зона ресепшен центрального входа

Важный нюанс: кафе, в котором во время мероприятий организуется кофе-брейк, полноценный обед или фуршет для участников, находится в нескольких метрах от конференц-залов. Это удобно для гостей, особенно для формата конференций. Отметим, что за годы работы с подобными мероприятиями найдена сбалансированная формула быстрого и вкусного питания: кофе-брейков, обедов, фуршетов, деловых завтраков, vip-встреч. Интерьер бизнес-кафе                                               Бизнес-завтрак     

Помимо основных залов на 1-м этаже, рассчитанных на большое количество участников, на других этажах здания технопарка размещены переговорные комнаты, компьютерные классы, залы для заседаний. Это позволяет эффективно проводить встречи любого формата с числом участников от 5 до 30, делить участников по интересам на малые группы, что особенно удобно для конференций, предполагающих одновременную работу на 5-10 площадках.

Техническое оснащение

Зачастую оснащение конференц-мощностей становится краеугольным камнем в принятии решения об аренде площадки или отказе от нее. Конференц-залы бизнес-инкубатора Кузбасского технопарка оборудованы так, чтобы принимать у себя мероприятия федерального уровня самого разного формата, предполагающие широкое использование современных технологий, включая прямые онлайн-трансляции.  Большой конференц-зал                                                  Малый конференц-зал

Примером такого мероприятия может послужить Российская школа-конференция по урологии и онкоурологии Урологический клуб «Мартовские встречи-2017». На школу-конференцию съехались практикующие врачи со всей России. У его участников была возможность наблюдать в режиме online за ходом операций, которые проводились в МУЗ «Городская клиническая больница №3 им. М.А. Подгорбунского». Трансляции в 3D-формате велись из медучреждения по всем федеральным округам. За ходом операции следили и участники-конференции в большом конференц-зале Бизнес-инкубатора Кузбасского технопарка.

Практически безграничными возможностями в плане формата мероприятия обладает зал интерактивных мероприятий. Здесь есть возможность размещать стенды нестандартных размеров, подключать демонстрационное оборудование, организовывать выставки, презентации и деловые игры.Деловая игра                                                                    Выставка медицинского оборудования   

Все конференц-залы Кузбасского технопарка оснащены проекторами с высоким разрешением и экранами для показа презентаций, а также современной звуковой системой с беспроводными микрофонами. Докладчиков и их презентации всегда хорошо слышно и отлично видно (в большом конференц-зале изображение с центрального экрана дублируется на плазменные панели по бокам зала, что делает комфортным размещение гостей в любой части зала). Кроме того, продумана такая важная вещь как вентиляция во всех залах технопарка. Работа вытяжки регулируется в зависимости от количества гостей.

Что касается цены за аренду конференц-мощностей Кузбасского технопарка, то она сопоставима со средними расценками по области. В стоимость почасовой аренды зала включены услуги по техническому подключению оборудования, охране, уборке помещений, оснащению комнат гигиены.

Среди клиентов, которые уже доверили Технопарку свои мероприятия, есть как крупные компании, такие как ВТБ24, «СУЭК», «Сибирская Генерирующая Компания», «Байер» (Bayer), СК «Росгосстрах», так и небольшие местные организации. Кроме того, в стенах Технопарка регулярно проводят мероприятия департаменты Администрация Кемеровской области, областные ведомства (прокуратура, Росприроднадзор, таможня) и вузы.

Всё включено

Каждый, кто хоть раз занимался организацией конференции, семинара, лекции, презентации, - знает, что это хлопотное и занимающее уйму времени дело. «Проектный центр» (оператор конференц-мощностей Кузбасского технопарка) предлагает услуги организации любого мероприятия «под ключ». Клиентам предлагаются услуги от разработки концепции мероприятия, определения целевых групп участников, формирования программы и приглашения спикеров до проведения полного цикла организационных работ для достижения ожидаемых результатов. От клиента требуется – формулирование целей, показателей, определение бюджета, принятие решений по предложенным вариантам.

В комплекс дополнительных услуг сопровождения включены: рассылка приглашений потенциальным участникам, работа зоны ресепшен, организация питания, трансферт гостей из аэропорта/гостиницы, доставка дополнительного оборудования и многое другое.

Для бронирования залов и заказа услуг клиенту достаточно заполнить универсальную заявку и сформулировать свои пожелания. Всю остальную работу сделают специалисты «Проектного центра».

Телефон: 8 (3842) 77-87-70, 8-905-077-79-35

E-mail: y.sharonina@technopark42.ru

Подготовлено пресс-службой АО «Кузбасский технопарк»

 

МероприятияНовостиО технопаркеУслугиМеры поддержкиКонтакты
Проекты